Zarządzanie i przepływ dokumentacji
Alfresco to wygodny system, który ułatwia przechowywanie plików i zarządzanie nimi oraz automatyzuje procesy biznesowe związane z obiegiem dokumentów w firmie. Alfresco pozwala na szybkie i skuteczne zarządzanie dokumentami.
Chaos treści jest wynikiem przechowywania dokumentów w wielu miejscach na różnych komputerach w tym urządzeniach przenośnych USB, dyskach elektronicznych w chmurze oraz w innych różnych miejscach. Ten fakt jest przyczyną spadku wydajności firmy, a także jest powiązany z ryzykiem związanym z bezpieczeństwem.
Rozwiązanie Alfresco w zakresie zarządzania dokumentami pozwala kontrolować treść firmy. Kluczowe pliki, takie jak umowy prawne, aktywa marketingowe i dokumenty inżynierskie, można łatwo znaleźć, udostępniać i zabezpieczać. Alfresco maksymalizuje wartość treści, integrując ją z podstawowymi procesami biznesowymi. Informacje kierowane są do odpowiednich osób we właściwym czasie poprzez aplikacje i urządzenia z którymi na co dzień pracują. W rezultacie wszystkie procesy mogą wykonywać sprawniej i szybciej.
W przypadku, gdy wiele osób jednocześnie aktualizuje i zmienia dokumenty, częstym problemem jest ustalenie najbardziej aktualnej wersji. Dostępna w systemie funkcja kontroli wersji, umożliwia użytkownikom śledzenie, kto zmienił dokument, co zostało zmienione oraz kiedy. Alfresco wspiera małe (wersja 1.1 do wersji 1.2) i duże aktualizacje (wersja 1 do wersji 2).
W Alfresco dokumenty mogą być podglądane online – bez potrzeby pobierania i otwierania w innej aplikacji. System Zarządzania Dokumentami Alfresco pozwala na podgląd różnego rodzaju dokumentów – od plików biurowych, poprzez obrazki, zdjęcia, dokumenty skanowane, aż po pliki wideo i audio.
Alfresco zawiera w pełni konfigurowalny silnik Workflow, umożliwiający zarządzanie procesami biznesowymi. Workflow może polegać na prostej akceptacji dokumentu lub być złożonym wieloetapowym procesem biznesowym.
Pełna integracja Alfresco z oprogramowaniem Microsoft Office oraz GoogleDocs, umożliwia łatwą aktualizację treści. Użytkownik po wybraniu opcji ‘Edit Online’ uruchamia odpowiednią aplikację (Word, Excel, PowerPoint lub GoogleDocs). Po zapisaniu zmian, Alfresco automatycznie dodaje nowy plik, jednocześnie dokonując użytecznej aktualizacji.
Alfresco zawiera standardowy zestaw atrybutów dokumentów, takich jak Nazwa, Tytuł i Opis. Użytkownicy mogą jednocześnie definiować własne atrybuty (np. Wartość Kontraktu, Data Ważności, Nazwa Dostawcy). Alfresco umożliwia także grupowanie atrybutów w Widoki, co umożliwia łatwe przypisanie grupy atrybutów do dokumentu.
Doskonała wyszukiwarka (oparta o Apache Solr) umożliwia użytkownikom Alfresco łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Użytkownicy mają do wyboru wyszukiwanie uproszczone – frazy w treści lub w atrybutach oraz wyszukiwanie zaawansowane (Advanced Search) – umożliwiające definiowanie szczegółowych parametrów wyszukiwania.
• praca na jednym projekcie 3D z opcją otwierania podzespołów
• przepływ pracy (workflow) z zadaniami i procesami akceptacji
• możliwość generowania szybkich linków dla klientów w celu pobrania pliku
• łatwy przepływ dokumentacji przy pomocy przeglądarki internetowej bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji
• bezpieczeństwo przechowywania danych
• szybkie zarządzanie regułami oraz dostęp dla określonych grup użytkowników
• możliwość otwierania plików na tablecie, smartfonie za pomocą gotowej aplikacji
• podczas zmiany komputera wszystkie pliki są dostępne na serwerze
• eliminacja używania pendrive/ftp/e-mail do przesyłania plików.
